Biuletyn Informacji Publicznej
Urząd Gminy w Nowym Mieście

Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2013 r. poz. 267 z późn. zm.).

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw dotyczących skarg i wniosków reguluje § 34  Dział II Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy Nowe Miasto wprowadzonego Zarządzeniem Nr 8/2014 Wójta Gminy z dnia 10 marca 2014 roku oraz Zarządzenia Nr 4/2012 r. Wójta Gminy Nowe Miasto z dnia 30 stycznia 2012 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg, wniosków lub petycji kierowanych do Urzędu Gminy Nowe Miasto i gminnych jednostek organizacyjnych, zmiana Zarządzenia Nr 13/2014 Wójta Gminy Nowe Miasto z dnia 27 marca 2014 roku.

Sprawy osób realizujących prawo dostępu do informacji publicznej rozpatrywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej oraz zgodnie z Zarządzeniem Nr 12/2012 w sprawie prowadzenia Biuletynu Informacji Publicznej oraz Zarządzenie Nr 18/2015 Wójta Gminy Nowe Miasto z dnia 27 maja 2015 r. w sprawie wdrożenia nowego Biuletynu Informacji Publicznej oraz ustalenia Regulaminu zasad publikowania danych w Biuletynie Informacji Publicznej.

Przyjmowanie i załatwianie spraw podlega również zasadom obiegu dokumentów określonym w rozporządzeniu  Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.(Dz. U. Nr 14, poz. 67)

Sprawy wpływające do Urzędu Gminy Nowe Miasto są ewidencjonowane w Sekretariacie Urzędu Gminy, a następnie zostają skierowane po wykonaniu dekretacji przez Wójta lub osobę upoważnioną – na wskazanie pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za załatwienie sprawy.

Urząd rozpoznaje także sprawy wpływające za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak również udziela informacji telefonicznie.

Numery telefonów i adresy e-mail poszczególnych pracowników zamieszczone są na stronie www gminy oraz w biuletynie informacji publicznej urzędu gminy.

W celu uzyskania informacji o stanie spraw indywidulnych uprzejmie prosimy o kontakt z poszczególnymi pracownikami urzędu lub pracownikiem sekretariatu urzędu.

SPOSOBY ZAŁATWIANIA SPRAW PRZEZ URZĄD

Sposób załatwiania spraw

Podstawowym aktem prawnym regulującym sposób załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2016 r. poz. 23) – w skrócie określana jako k.p.a. Zatem do niej przede wszystkim należy sięgnąć w celu pogłębienia wiedzy o zagadnieniach prawnych w tej informacji.

Postępowanie administracyjne zgodnie z art. 61 k.p.a. wszczyna się na żądanie strony
(na wniosek) lub z urzędu. Podania (żądania, wyjaśnienia, odwołania, zażalenia) mogą być wnoszone pisemnie, telefonicznie, ustnie do protokołu, za pomocą środków komunikacji elektronicznej (poczty elektronicznej).

Prawo uzyskiwania informacji

Obywatel ma prawo żądać, aby urzędnik szczegółowo poinformował go o wszystkich okolicznościach, które mogą wpłynąć na ustalenie jego praw i obowiązków. Działania urzędu powinny zapobiegać poniesieniu przez zainteresowaną osobę szkody wynikającej
z niejasności przepisów prawa. W razie pojawienia się jakichkolwiek wątpliwości, obywatel powinien zwrócić się o wyjaśnienia do urzędnika, zajmującego się zagadnieniami, których
te wątpliwości dotyczą. Jest on zobowiązany takich wyjaśnień udzielić. Jeżeli zapytany urzędnik nie zajmuje się daną problematyką, powinien on ustalić i wskazać osobę kompetentną do udzielenia niezbędnych wyjaśnień i wskazówek.

Podstawa prawna: art. 9 k.p.a.

Terminy załatwienia spraw przez urząd

Urząd ma obowiązek niezwłocznego załatwienia spraw wniesionych przez klientów urzędu. Warunkiem niezwłocznego załatwienia sprawy jest przedstawienie przez zainteresowaną stronę wszystkich wymaganych dokumentów. Urząd powinien załatwić sprawę bez zbędnej zwłoki, jeżeli posiada wszystkie potrzebne do jej załatwienia dokumenty i informacje
lub kiedy jej załatwienie nie wymaga przeprowadzenia postępowania dowodowego, które wiąże się z gromadzeniem dowodów, informacji i wyjaśnień. Na żądanie klienta urząd winien przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazany przez klienta adres.

Jeżeli konieczne jest przeprowadzenie postępowania dowodowego w sprawie, urząd powinien wyjaśnić wszelkie wątpliwości i rozwiązać sprawę nie później niż w ciągu jednego miesiąca
od dnia złożenia wniosku.

W przypadku sprawy szczególnie skomplikowanej urząd jest zobowiązywany do załatwienia sprawy nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wszczęcia postępowania. Datą wszczęcia postępowania jest data doręczenia żądania organizacji administracji publicznej. Sprawę można uznać za szczególnie skomplikowaną, jeżeli:

- wynika to z zawiłości w ustaleniu stanu faktycznego lub prawnego,

- konieczne jest dokonanie licznych czynności postępowania dowodowego,

- konieczne jest zgromadzenie rozproszonych danych będących w posiadaniu różnych organizacji administracyjnych przy braku prawnego obowiązku współdziałania z nimi.

Urząd może wydłużyć terminy załatwienia spraw wówczas, gdy wynika to z przyczyn podanych powyżej lub z winy klienta.

Urząd powinien zawiadomić strony o przekroczeniu terminu, podające przyczynę zwłoki
i wskazując nowy termin załatwienia sprawy.

Podstawa prawna: art. 35, art. 36, art. 61 i art. 12 k.p.a.

Zanim osoba złoży wniosek w danej sprawie powinna sprawdzić, jakie dokumenty oprócz wniosku będą potrzebne do jej załatwienia. Informacji na ten temat można zasięgnąć
osobiście w Urzędzie Gminy, korzystając z pomocy pracowników sekretariatu  lub urzędnika właściwego do załatwienia tej sprawy. Należy dowiedzieć się nie tylko jakie dokumenty są potrzebne ale także jaka powinna być ich forma (czy potrzebne są oryginały dokumentów, kopie poświadczone przez notariusza za zgodność z oryginałem i inne).

Można także uzyskać potrzebną informację telefonicznie.

Należy dostarczyć autentyczne dokumenty, gdyż wykorzystywanie sfałszowanych dokumentów jest poważnym przestępstwem, obwarowanym sankcjami karnymi i może wprowadzić urzędnika w błąd.

Jeżeli po złożeniu wniosku wraz z dokumentami pracownik zauważy braki formalne jest zobowiązany wezwać zainteresowanego do uzupełnienia tych braków w terminie 7 dni,
z pouczeniem, że nie usunięcie braków spowoduje pozostawienie podania bez rozpatrzenia.

Podstawa prawna: art. 64 k.p.a. i art. 270-276 kodeksu karnego

Pracownik sekretariatu lub pracownik merytoryczny załatwiający sprawę ma obowiązek poinformować interesanta o wysokości opłaty skarbowej wymaganej przy załatwianiu sprawy i określonej w przepisach właściwych dla sprawy. Wysokość opłat i zwolnień od opłaty skarbowej określone są w Ustawie z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej
(Dz.U. z 2016 r. poz. 1827). Opłatę skarbową uiszcza się na rachunek bankowy gminy.

Sprawy powinny być załatwiane w urzędzie bez zbędnej zwłoki. Urząd powinien także załatwić sprawę niezwłocznie, jeżeli posiada wszystkie informacje potrzebne do jej załatwienia lub gdy nie wymaga to gromadzenia dowodów, informacji lub wyjaśnień.

Z punktu widzenia interesanta najkorzystniejsze jest załatwianie spraw od ręki, w czasie pierwszej bytności w urzędzie. Najczęściej jednak na rozstrzygnięcie sprawy trzeba poczekać. W takim przypadku urząd powinien o tym poinformować interesanta i określić termin,
w jakim to rozstrzygnięcie nastąpi. Na jego żądanie urząd zobowiązany jest przesłać wydaną decyzję lub postanowienie pod wskazanym adresem. Jeżeli konieczne jest wyjaśnienie jakichkolwiek wątpliwości dotyczących sprawy, urząd powinien te okoliczności wyjaśnić oraz rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca od dnia złożenia wniosku wraz
z dokumentami.

Jeżeli sprawa jest wyjątkowo skomplikowana wówczas urząd ma dwa miesiące na jej rozstrzygnięcie.

Jeżeli strona odwołuje się od decyzji lub postanowienia do organu wyższego stopnia, wówczas ta instancja powinna rozstrzygnąć sprawę w ciągu jednego miesiąca.

Podstawa prawna: art. 35 i art. 36 oraz art. 12 k.p.a.

Decyzje administracyjne w indywidualnych sprawach obywateli podpisuje wójt.

Podstawa prawna: art. 39 ustawy o samorządzie gminnym.

Zgodnie z art. 39 ust. 2 ustawy o samorządzie gminnym wójt może upoważnić pracowników urzędu gminy do wydawania decyzji administracyjnych w imieniu wójta. Upoważnienie takie musi mieć formę pisemną.

Kierownik ośrodka pomocy społecznej musi mieć odrębne upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych. Takie upoważnienie wydaje wójt. Wprawdzie art. 39 ust. 4 ustawy o samorządzie gminnym (Dz. U. 2016 r. poz. 446) stanowi, że to rada gminy może upoważnić kierownika gminnej jednostki organizacyjnej do załatwiania indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej, ale w sprawach z zakresu pomocy społecznej istnieje regulacja szczególna. Zgodnie z art. 110 ust. 7 ustawy o świadczeniach rodzinnych (Dz. U. z 2016 r. poz. 1518) udziela kierownikowi ośrodka pomocy społecznej upoważnienia do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu pomocy społecznej należących do właściwości gminy. Wójt ma obowiązek udzielenia upoważnienia, ale bez niego kierownik ośrodka pomocy społecznej nie może wydać żadnej decyzji administracyjnej. Na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej wójt może takiego upoważnienia udzielić także innej osobie.

Odrębnego upoważnienia wymaga przekazanie spraw z zakresu świadczeń rodzinnych.
Na podstawie art. 20 ust. 3 ustawy o świadczeniach rodzinnych wójt może upoważnić,
w formie pisemnej, swojego zastępcę, pracownika urzędu albo kierownika ośrodka pomocy lub inną osobę na wniosek kierownika ośrodka pomocy społecznej do prowadzenia postępowania w sprawach o świadczenia rodzinne, a także do wydawania w tych sprawach decyzji. Tu udzielenie upoważnienia nie jest obligatoryjne, zależy od decyzji wójta.

Odwołania

Obywatel ma prawo odwoływania się od decyzji wydanej przez urząd w pierwszej instancji. Urząd w decyzji umieszcza informację o możliwości odwołania się. W pouczeniu takim urząd określa, do jakiej instancji można się odwołać oraz w jakim terminie można wnieść odwołanie. Odwołanie wnosi się do organu wyższej instancji w ciągu 14 dni,
za pośrednictwem organu, który wydał decyzję. Treść odwołania nie musi spełniać szczególnych wymogów. Wystarczy, że wynika z niego, że obywatel jest niezadowolony
z rozstrzygnięcia.

Prawo zaskarżania do sądu administracyjnego

Jeżeli decyzja jest niezgodna z prawem, to można ją zaskarżyć do Naczelnego Sądu Administracyjnego (NSA). Skargę można wnieść jedynie po wyczerpaniu możliwości odwoływania się od decyzji. Zainteresowana osoba ma na złożenie skargi 30 dni od dnia uzyskania wiadomości o decyzji.

Podstawa prawna: przepisy ustawy z dnia 11 maja 1995r. o Naczelnym Sądzie Administracyjnym (Dz. U. 1995 nr 74 poz. 368)

Skargi, wnioski, petycje.

Obywatel ma prawo składać petycje, wnioski i skargi w związku z wykonywanymi przez urząd zadaniami zleconymi z zakresu administracji publicznej. Może je składać w interesie publicznym, w interesie własnym, a także w imieniu innych osób, jeżeli uzyska na to ich zgodę.

Podstawa prawna: art. 63 Konstytucji oraz art. 221 k.p.a.

Organ gminy dokonuje zakwalifikowania pisma jako skargi lub wniosku, niezależnie od tego jak zostało ono nazwane przez wnoszącego.

Podstawa prawna: art. 222 k.p.a.

Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności
lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

Podstawa prawna: art. 227 k.p.a.

Organy rozpatrują oraz załatwiają skargi (wnioski) w ramach swojej właściwości. Rozpatrzenie skargi lub wniosku wymaga zbadania wszystkich okoliczności sprawy, zebrania materiałów, niekiedy zażądania ich od innych organów, uzyskania uzupełniających wyjaśnień od skarżącego.

Pracownik organu państwowego, a także pracownik samorządowy oraz organu organizacji społecznej, winny niewłaściwego i nieterminowego załatwiania skarg i wniosków, podlega odpowiedzialności porządkowej lub dyscyplinarnej albo innej odpowiedzialności przewidzianej w przepisach prawa.

Podstawa prawna: art. 223 k.p.a.

Skargi składa się do organów właściwych do ich rozpatrzenia. Obowiązek ustalenia organu właściwego do rozpatrzenia spoczywa na skarżącym, jednakże obowiązek przestrzegania właściwości spoczywa w głównej mierze na adresacie skargi.

Podstawa prawna: art. 228 k.p.a.

Jeżeli przepisy szczególne nie określają innych organów właściwych do rozpatrywania skarg, organem właściwym do rozpatrzenia skargi dotyczącej zadań lub działalności:

1) rady gminy, rady powiatu i sejmiku województwa jest wojewoda, a w zakresie spraw finansowych jest regionalna izba obrachunkowa,

2) organów wykonawczych jednostek samorządu terytorialnego w sprawach należących
do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej jest wojewoda,

3) wójta (burmistrza lub prezydenta miasta) i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest rada gminy,

4) zarządu powiatu oraz starosty, a także kierowników powiatowych służb, inspekcji, straży
i innych jednostek organizacyjnych, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest rada powiatu,

5) zarządu i marszałka województwa, z wyjątkiem spraw określonych w pkt 2 jest sejmik województwa,

6) wojewody w sprawach podlegających rozpatrzeniu według kodeksu jest właściwy minister, a w innych sprawach jest Prezes Rady Ministrów,

7) innego organu administracji rządowej, organu przedsiębiorstwa państwowego lub innej państwowej jednostki organizacyjnej jest organ wyższego stopnia lub sprawujący bezpośredni nadzór,

8) ministra jest Prezes Rady Ministrów,

9) organu centralnego i jego kierownika jest organ, któremu podlega.

Podstawa prawna: art. 229 k.p.a.

Jeżeli organ, który otrzymał skargę, nie jest właściwy do jej rozpatrzenia, obowiązany jest niezwłocznie, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni, przekazać ją właściwemu organowi, zawiadamiając równocześnie o tym skarżącego, albo wskazać mu właściwy organ.

Podstawa prawna: art. 231 k.p.a.

Organ właściwy do załatwienia skargi powinien załatwić skargę bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a następnie zawiadomić skarżącego o sposobie załatwienia jego skargi.

Podstawa prawna: art. 237 k.p.a.

Wnioski mogą dotyczyć w szczególności ulepszenia organizacji urzędu, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

Podstawa prawna: art. 241 k.p.a.

Jeżeli organ, który otrzymał wniosek, nie jest właściwy do jego rozpatrzenia, obowiązany jest w ciągu siedmiu dni przekazać go właściwemu organowi, informując o tym jednocześnie wnioskodawcę.

Podstawa prawna: art. 243 k.p.a.

Jeżeli wnioskodawca nie jest zadowolony ze sposobu załatwienia wniosku lub, jeżeli wniosek nie została załatwiony w terminie wnioskodawca może wnieść skargę.

Podstawa prawna: art. 246 k.p.a.

Opracowanie informacji: Elżbieta Zalewska, marzec 2017 r.

RODO - 25 maja 2018roku klauzula informacyjna

Wypełniając obowiązek prawny uregulowany zapisami art. 13 ust. 1 i 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE . L. Nr.  119, str. 1), dalej jako RODO, informuję, że:

1. Administratorem Pana/Pani danych osobowych przetwarzanych w Urzędzie GminyNowe Miasto jest Wójt Gminy, ul. Apteczna 8, 09-120 Nowe Miasto.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można skontaktować się poprzez email: iod@ugnowemiasto.pl lub pisemnie na adres siedziby administratora.
3. Dane osobowe są przetwarzane w celu realizacji praw i obowiązków wynikającychz ustawowego zakresu działań Gminy Nowe Miasto.
4. Dane osobowe nie są udostępniane odbiorcom danych w rozumieniu art. 4 pkt 9 RODO. Dane osobowe mogą być przekazywane organom państwowym, organom ochrony prawnej (Policja, Prokuratura, Sąd) lub organom samorządu terytorialnego w związkuz prowadzonym postępowaniem.
5. Pana/Pani dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego ani do organizacji międzynarodowej. Pana/Pani dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich
   i organizacji międzynarodowych, które zapewniają odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.
6. Pana/Pani dane osobowe będą przetwarzane wyłącznie przez okres i w zakresie niezbędnym do realizacji celów przetwarzania danych osobowych oraz w czasie ustawowym określonym w przepisach o archiwizacji.
7. Przysługuje Panu/Pani prawo do: dostępu do treści swoich danych osobowych oraz ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, przenoszenia danych.
8. W sytuacji, gdy przetwarzanie danych osobowych odbywa się na podstawie zgody, podanie przez Panią/Pana danych osobowych ma charakter dobrowolny, w pozostałych przypadkach wynika z obowiązujących przepisów prawa i jest obowiązkowe.
9. Przysługuje Panu/Pani prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych.
10. Pani/Pana dane osobowe nie będą podlegały zautomatyzowanym procesom podejmowania decyzji przez Administratora Danych, w tym profilowaniu.

 
                                                                                  Wójt Gminy Nowe Miasto
                                                                                  Sławomir Dariusz Zalewski